No dia 1º de julho de 2020, a diretora do foro da Justiça Federal do Espírito Santo, juíza federal Cristiane Conde Chmatalik, assinou o primeiro documento em conjunto com uma empresa contratada, de forma 100% eletrônica pelo sistema administrativo SIGA-DOC.
O documento, Ata de Registro de Preço nº 1/2020, foi resultado da homologação da licitação realizada em 08 de junho e acompanhada pelo Núcleo de Contratações da JFES.
De acordo com a diretora da Secretaria Geral da JFES, Neidy Emerick Torrezani, “é um marco para a seccional capixaba que passará assim a arquivar apenas de forma eletrônica e não mais em arquivos físicos, em papel, tais documentos, que são de guarda permanente, de acordo com a tabela de temporalidade do Conselho da Justiça Federal (CJF)”, comemorou.
Como funciona
Antes dessa funcionalidade, não havia a possibilidade de usuário externo ao órgão acessar o SIGA-DOC para assinar eletronicamente um documento produzido dentro do sistema.
O Tribunal Regional Federal da 2ª Região, por meio de sua equipe de Tecnologia de Informação, mediante provocação da JFES, desenvolveu então ferramenta no sistema que possibilita o cadastramento do interessado como Usuário Externo (UE). A partir daí, ele recebe um e-mail e cadastra uma senha para uso, que possibilita a assinatura eletrônica de documentos produzidos no SIGA-DOC. A disponibilização do documento apto à assinatura é realizada pela JFES e, somente assim, o usuário externo (UE) poderá acessar o documento e realizar sua assinatura.
Dentre os documentos que poderão usar essa nova funcionalidade estão, no âmbito dos contratos: aditivos, prorrogações, atas de registro de preços, além de convênios, termos de cooperação, e outros documentos, que antes precisavam ser impressos para serem assinados por parte diversa da JFES, gerando acúmulo de papel.
Sede da JFES, em Vitória
De acordo com a supervisora da Seção de Licitações (Selic/NCO), Juliana Luchi, uma das servidoras habilitadas até o momento nessa nova funcionalidade e que acompanhou toda a implantação, “essa nova sistemática permitirá maior celeridade na assinatura dos documentos por parte das empresas e, consequentemente, na tramitação do processo de modo geral. Evitando ter de esperar o documento físico chegar assinado pela empresa, por correspondência, para depois ser assinado pela autoridade da JFES, digitalizado e juntado aos autos”, afirmou.
Além disso, também permitirá, na sequência, que os usuários externos acompanhem recursos administrativos, por exemplo, nas licitações, como interessado.
Essa nova funcionalidade do SIGA-DOC está disponível para toda a 2ª Região, que abrange, além da JFES, a Justiça Federal do Rio de Janeiro e o TRF da 2ª Região.
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