Servidores das áreas administrativa e judiciária da Justiça Federal do Espírito Santo estão participando, como voluntários, de uma força tarefa para reforçar o atendimento dos usuários que estão entrando com ações judiciais visando o recebimento do auxílio emergencial. Até então, o atendimento vinha sendo realizado exclusivamente pela equipe do Núcleo de Apoio Judiciário, inclusive por servidores que atuam em outras áreas como Biblioteca e convênios. No entanto, devido à grande demanda e após vídeo em que a diretora do foro do órgão, juíza federal Cristiane Conde Chmatalik, convidava os servidores a participar, vários deles se voluntariaram para auxiliar no atendimento.
Os servidores voluntários receberam uma breve capacitação sobre o uso da ferramenta Trello, realizada pela diretora da Secretaria Geral da JFES, Neidy Aparecida Emerick Torrezani, que também coordena a equipe de voluntários.
Jus postulandi
O grupo foi dividido em equipes e vem realizando tanto atividades para confirmar o cadastro de usuários no sistema e-Proc sem advogado (jus postulandi), necessário para a abertura de ação nos juizados especiais federais, onde tramitam essas ações, enquanto outro grupo atua na análise dos e-mails recebidos. Com isso, a JFES espera reduzir o tempo de atendimento dos usuários na abertura dessas ações. Todo esse trabalho vem sendo realizado apenas de forma remota.
Como funciona o mutirão de atendimento
Veja abaixo o depoimento dado pela diretora da SG e coordenadora da equipe de voluntários, que explicou como vem sendo realizado o trabalho dos voluntários:
“No momento em que o mutirão de voluntários começou a atuar, as demandas de cadastro pelo jus postulandi chegavam todas por e-mail. Com isso, nós tínhamos um passivo muito grande. Para controlar, organizar e fazer a divisão das tarefas com os voluntários, utilizamos o aplicativo de agenda e gerenciamento de tarefas Trello.
No Trello, foram criadas vistas para cada voluntário, com pastas com cores que identificam o servidor que ali atua. Os pedidos de validação de cadastro que chegavam por e-mail, já com os anexos, fotos, etc., eram encaminhados diretamente, através de um link, para o Trello, já entrando numa lista de distribuição.
Cada e-mail desse encaminhado virava um cartão. Esse cartão recebia uma etiqueta na cor do voluntário e era movido para o quadro do voluntário, para que ele pudesse fazer o cadastramento no GLPI, no sistema de chamados da Justiça Federal.
Equipes
A primeira equipe trabalhou diretamente com o Trello, com esses cartões encaminhados do e-mail e do e-Proc, no segundo momento do cadastro jus postulandi, lançando esses chamados no GLPI.
Verificamos que havia um represamento já numa segunda fase, com cerca de 500 chamados dentro do GLPI, precisando ser tratados. Dividimos essa equipe inicial numa segunda equipe, que passou a atuar dentro do GLPI, fazendo a conferência dos documentos dos usuários e verificando se o cadastro foi feito corretamente no sistema e-Proc, o cadastro como jus postulandi.
Videochamada
Estando tudo correto, essa segunda equipe incluía a observação de que o usuário estava pronto para a videochamada. Havendo alguma inconsistência, os voluntários retornavam o procedimento para um dos coordenadores do mutirão, para que nós fizéssemos contato por e-mail com esses usuários para que eles regularizassem as pendências.
A partir daí nós tivemos um aporte maior de servidores voluntários o que possibilitou a criação de uma terceira equipe. Essa equipe já atua para absorver os chamados da segunda equipe, ou seja, aqueles chamados que estavam com observação de documento e cadastro ok, pronto para a videochamada.
Videochamadas
Esse terceiro grupo, composto por oficiais de justiça, participou de uma reunião e foi gerado um vídeo de treinamento para consulta, para que eles possam fazer as as videochamadas verificando a identidade dos usuários que enviaram os documentos.
Passando por essa verificação de identidade, que agora será realizada pelos oficiais de justiça, o chamado aberto retorna para o participante da segunda equipe, que vai finalizar o processo, entrando no sistema e-Proc, fazendo a validação do cadastro do usuário no sistema, gerando uma senha provisória e enviando por e-mail para esses usuários, que poderão assim enviar sua petição inicial requerendo o pagamento do auxílio emergencial para apreciação da Justiça Federal.”
Veja aqui como entrar como se cadastrar e entrar com ação judicial pelo não recebimento do auxílio emergencial.
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