A Justiça Federal concluiu a mudança do seu arquivo e do depósito judicial, que ocupavam os sete pavimentos de sua antiga sede, localizada na Cidade Alta, para a sede atual, na avenida Beira-Mar, em Vitória.
No dia 19 de agosto foram carregados os dois últimos caminhões da mudança, que transportou, no total, aproximadamente 1.300 estantes e 36.990 caixas, contendo em torno de 800 mil processos judiciais e administrativos, além de documentos e objetos apreendidos.
Após a retirada de alguns equipamentos e mobiliários que ainda ocupam o espaço, o prédio será desocupado completamente e devolvido à Secretaria de Patrimônio da União (SPU). A previsão é que isso ocorra ainda neste ano.
Antiga sede, na Cidade Alta
Com a desocupação do imóvel, que abrigou a sede da Justiça Federal no Espírito Santo entre os anos de 1980 e 2010, além de varas e do primeiro juizado especial federal do Espírito Santo, a JFES espera economizar cerca de R$ 1 milhão por ano, que poderão ser investidos na melhoria de seus serviços à população.
A mudança do arquivo e a consequente desocupação do imóvel da Cidade Alta foram estabelecidas pela diretora do foro da JFES, juíza federal Cristiane Conde Chmatalik, como uma das prioridades de sua gestão no biênio 2019/2021.
“Foi com muito esforço que conseguimos trazer todo o acervo do arquivo, parabenizo todos os envolvidos pelo comprometimento e efetividade na realização da tarefa, notadamente os servidores Rogério Nascimento, Jorge e Adriana. Muita felicidade em ver cumprida essa difícil etapa de transportar todo um acervo físico, ainda mais nesse momento de pandemia e isolamento social. Tal fato representará uma economia enorme em termos orçamentários para a Seção Judiciária do ES”, felicitou a magistrada.
Orçamento
Em 2016, diante das restrições impostas pela Emenda Constitucional nº 95/2016, chamada Lei do Teto Orçamentário, dentre diversas outras ações implantadas para a redução de custos, surgiu a proposta de transferir o arquivo da Cidade Alta para a sede, localizada na Av. Beira-Mar.
O servidor Rogério do Nascimento Siqueira fez “uma estimativa de custo gerado com os transportes de materiais” entre o arquivo e a sede da JFES, dentre outros gastos, como a manutenção predial, buscando a redução desses custos. Ele também buscou espaços alternativos para abrigar todo o arquivo. “Fiz medições nos dois locais (Cidade Alta e sede) e constatei que havia espaços que, com pequenas mudanças, remanejando setores, poderíamos ter êxito no empreendimento”, revela.
No ano seguinte, convidado a participar do Curso “HubJus de Inovação” na Seccional, o servidor integrou um grupo que trataria do “Acervo Físico”, apontado como um dos desafios a serem trabalhados durante o programa. “Entrevistando o pessoal da Seção de Arquivo e Depósito Judicial (Seard) do Núcleo de Apoio Judiciário (NAJ), tomamos conhecimento de que o projeto de eliminação de autos findos da Seccional – iniciado em 2008 – estava com dificuldades de seguir adiante pelo excesso de trabalho daquela Seção, em face do quantitativo mínimo de servidores”, relata Rogério.
Como resultado do trabalho durante o curso, o grupo produziu um vídeo de sensibilização chamando a atenção para as necessidades do Arquivo. A Direção do Foro apoiou o projeto que se transformou em uma das metas da gestão 2019-2021: promover a mudança do acervo físico para a nova sede, com a consequente desocupação do antigo imóvel, além da continuidade do projeto de autos findos.
Transporte e alocação
O transporte do arquivo da Cidade Alta para a sede atual da JFES foi iniciado no final do ano passado, sob os cuidados de uma comissão criada especificamente para este fim, a cargo do servidor Jorge Crispiniano e, mais tarde, coordenada pela servidora Adriana Queiroz, supervisora da Seção de Gestão Administrativa (Segad).
O trabalho da Comissão era controlar o transporte, zelando pela integridade do arquivo, fiscalizando o direcionamento dos volumes transportados aos locais de destino no prédio sede, previamente definidos pela equipe de planejamento.
No decorrer dos trabalhos, de acordo com Adriana Queiroz, o transporte precisou ser interrompido, em função da mudança de sede da Subseção de Colatina, e por questões técnicas com relação ao contrato com a empresa de transporte, atrasando o cronograma preestabelecido, que previa a conclusão da mudança para janeiro deste ano.
Lógica e organizada
A Comissão verificou, paralelamente, a existência de um excedente de aproximadamente 100 estantes para as quais não havia ainda um local definido no prédio Sede. Começou então uma busca por novos espaços.
Uma preocupação dos servidores, além do cuidado com as caixas de arquivo – pois muitas não estavam em boas condições e se desfaziam com o manuseio – foi de alocar o arquivo de forma lógica e organizada, tentando colocar todas as caixas de um ano num mesmo espaço físico e próxima ao ano subsequente, tornando fácil para os servidores da Seção de Arquivo e Depósito Judicial (Seard/NAJ) a localização das caixas quando necessário o desarquivamento de processos. “Mesmo durante a mudança, os pedidos de desarquivamento foram atendidos. Às vezes era necessário um tempo maior, mas todas as demandas foram respondidas”, destaca a coordenadora.
Arquivo na sede atual
Pandemia
Após o intervalo, a mudança foi retomada durante o período de trabalho remoto em virtude da pandemia do novo coronavírus (COVID-19), o que exigiu de todos um esforço ainda maior para que os resultados viessem.
Finalizada a mudança, o arquivo agora está todo na atual sede da JFES, ocupando 1222,84 m². No entanto, parte desse acervo aguarda o trabalho de análise e eliminação de autos que vem sendo realizado pela Seard/NAJ, agora com o apoio de um grupo de estagiários.
A coordenadora da Comissão de mudança fez questão de agradecer à equipe que atuou no processo, que só será finalizado quando a arrumação estiver concluída. “Meu profundo agradecimento aos demais membros da equipe, os agentes de segurança Edno Borgo, Luis Carlos Barroso e Luiz Fernando Andrade pelo espírito de equipe e parceria que permitiu que o trabalho transcorresse da melhor forma e principalmente à equipe da Conserma [empresa terceirizada] pela dedicação e presteza, sem eles seria impossível à realização e conclusão de tão grandiosa tarefa”, declarou.
Eliminação de Autos Findos – primeiro edital
Em janeiro de 2018 foi publicado o primeiro edital de eliminação de autos findos da Justiça Federal do ES. O edital compreendia autos de mandados de segurança, agravos e ações diversas que tramitaram em juízos federais da capital e na Subseção Judiciária de Cachoeiro de Itapemirim, todos com trânsito em julgado, arquivados e com prazo de temporalidade cumprido. As partes legitimamente interessadas puderam solicitar a guarda de documentos. Os documentos/processos foram entregues à primeira parte solicitante e, às demais partes requerentes, cópias. Ao todo foram eliminados neste primeiro edital 1.123 processos, sendo 996 mandados de segurança.
Nova remessa
Em outubro de 2019 a sede da JFES, em Vitória, recebeu cerca de 20 mil agravos de instrumento, recurso utilizado quando há insatisfação com decisão interlocutória. Os processos estavam arquivados e se referiam a ações julgadas nas varas da Justiça Federal capixaba.
Os primeiros mil agravos de instrumento foram analisados por uma equipe formada por servidores e estudantes de Direito. A próxima etapa será a conferência do trabalho e o aval da Comissão de Eliminação de Autos Findos, para, em seguida, ocorrer a publicação do edital de eliminação contendo a listagem dos processos.
Preservação da memória
Impetrados de 1967, ano de recriação da JFES, até 1973, esses agravos, assim como todo processo de 1890 até 1973, não podem ser eliminados, de acordo com o corte cronológico determinado pela Resolução nº 318/2014, do Conselho Nacional de Justiça. A partir de 1974, todos serão eliminados. Mas, antes, as decisões são retiradas para serem juntadas aos autos originários.
Um cuidado especial é dedicado à identificação de processos históricos, para salvaguardar a memória institucional. Esse trabalho conta com apoio do juiz federal Ronald Krüger Rodor, autor do livro “Memória Institucional da Seção Judiciária do Espírito Santo”, e membro de Comissão sobre o tema na 2ª Região.
A JFES, que conta hoje com quase a integralidade de seu acervo tramitando de forma eletrônica, além de reduzir custos, está tratando desse acervo que ainda permanece físico, pendente apenas de análise para descarte, conforme prevê a legislação vigente, sem esquecer da preservação de processos históricos.
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