CJF realiza 4º descarte de documentos
O Conselho da Justiça Federal (CJF) lançou o edital do Quarto Descarte de Documentos Administrativos, que visa eliminar os processos administrativos produzidos e recebidos pelo órgão entre os anos de 1984 e 1998. O edital traz a lista de documentos e autos administrativos com temporalidade cumprida e que não possuem valor histórico, fiscal ou probatório. O acervo para o descarte foi analisado, avaliado e selecionado de acordo com o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade (PCTT) aprovados pelas Resoluções do CJF n. 217/99 e 393/04.
A lista ficará disponível no Portal da Justiça Federal (www.justicafederal.jus.br), por 45 dias para eventuais reclames dos interessados e público em geral. Neste prazo as empresas, servidores ou demais interessados que fazem parte dos processos poderão requerer a guarda para si, após o que os documentos serão eliminados.
A equipe da Seção de Arquivo prepara todo acervo, cadastrando os processos antigos no Sistema de Gestão Documental (SIGED). A listagem foi submetida a uma comissão para aprovação nos termos das Resoluções do Conselho, e contou com a participação de representantes de todas as secretarias e demais unidades do CJF. O objetivo é fortalecer a aplicabilidade dos critérios técnicos sob o crivo da visão multidisciplinar e a participação democrática de todas as áreas da instituição numa decisão de caráter irrevogável como é a destruição de documentos. Isso garante que documentos de valor histórico ou aqueles que garantem o direito de servidores sejam preservados permanentemente.
O primeiro descarte de documentos do CJF ocorreu no ano de 2006, o segundo descarte em fevereiro de 2007 e o terceiro foi realizado em dezembro de 2007. Neste Quarto Descarte estão sendo disponibilizados para eliminação cerca de 2.600 processos de pagamento de serviços, diárias , aquisição de material de consumo e permanente, suprimento de fundos, manutenção, etc.
Os processos foram produzidos no período entre 1984 e 1998. Segundo a chefe da Seção de Arquivo do CJF, Eloíza Rocha, o legado de processos antigos a serem eliminados praticamente esgotou. Nos próximos descartes serão analisados os documentos produzidos mais recentemente, a partir do ano de 1998 até os dias atuais, de acordo com os prazos de guarda e destinação estabelecidos na Tabela de Temporalidade de Documentos Administrativos da Justiça Federal.
Com a eliminação do passivo com prazos vencidos, o Arquivo do CJF prepara o seu acervo para a mudança do órgão para a nova sede, cuja construção encontra-se adiantada. A previsão é para a nova sede irão apenas os documentos de valor histórico e aqueles que ainda não esgotaram o prazo de guarda intermediário.
Além racionalização do uso do espaço físico, o descarte realizado de acordo com as técnicas arquivísticas adequadas facilita a preservação da memória institucional. Em 2009 o Conselho completará 43 anos de existência, demandando um maior cuidado com a guarda de seus documentos de valor histórico. Pela atuação de apoio à instalação das Seções Judiciárias nos anos de 1967 e 1968, o CJF possui em seu acervo arquivístico documentos de valor para a história da Justiça Federal. Até a criação dos tribunais regionais federais em 1989, o Conselho centralizava inúmeras atribuições de suporte e normatização das seções judiciárias em todo o país. Existem cerca de 11.000 processos do Conselho que registram essas ações, além de farta documentação normativa produzida no período entre 1967 e 1989.
A eliminação é mais uma iniciativa de gestão ambiental responsável, uma vez que os documentos eliminados serão encaminhados para reciclagem do papel, contribuindo para evitar o corte de árvores. A cada tonelada de papel reciclado são preservadas seis árvores de dez anos de idade.
A otimização de recursos físicos utilizados na guarda dos acervos deve ser destacada - as estantes, pastas e caixas-arquivo desocupadas são devolvidas ao almoxarifado para reutilização. Tudo isso é um custo que a instituição deixa de ter, evitando gastos com a aquisição de materiais de consumo, mobiliários e equipamentos.
Além do ganho ambiental e da economia de recursos físicos, a eliminação de documentos destaca a redução de espaço físico ocupado pelos papéis sem uso e a facilidade em localizar documentos, já que a redução do seu volume permite organizá-los melhor e de forma mais rápida. Assim os gastos e esforços dos servidores especializados são direcionados apenas para os documentos que realmente precisam ser preservados. O espírito do programa é destruir o que não tem mais valor para preservar melhor os documentos importantes para a instituição.
Este procedimento é realizado de maneira uniforme em toda a Justiça Federal, sendo que todos os tribunais regionais federais (TRFs) já formaram as suas comissões de avaliação de documentos e estão descartando tanto documentos administrativos quanto alguns tipos de autos findos estabelecidos nas Resoluções do Conselho.
(Assessoria de Imprensa do CJF, em 08 de julho de 2008)